仕事が終わらない人の特徴(マルチタスクの弊害)

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仕事が終わらない人の特徴

仕事効率化シリーズですね。

この手のテーマはたびたび振り返っておく必要があります。

 

今回着目するのは以下のような特徴

 

特徴①:メールやラインのチェック回数が多い

これを仕事中10回以上やっていたら充分多いです。

一度意識して数えてみてください。

予想以上に色んな時間に何回もチェックしていることに気づきます。

 

特徴②:習慣性のない細切れな仕事が多い

一つ一つは短時間だけど、

細かい仕事が予定の中にたくさん入っているケースです。

「毎日この時間にやる」

「毎週火曜日はこれをチェックする」

みたいに習慣化されているわけではないので、

細かく時間を区切って差し込んだ予定に実は振り回されています

 

特徴③:予定にない突発的な逐次行動が多い

先を見通さずに思いついたままの行動のことです。

何かの仕事中に

「あ、今のあの仕事も一緒にやっておいた方がいいかも」

みたいに思いついて、

別の仕事をはじめてしまう人ですね。

他にも

メール連絡などをする際に

要点をまとめて連絡することが出来ず

「〇〇を用意してください」

数分後に

「△△もできればお願いします」

など、バラバラに連絡を送っています。

 

 

さて、

ここまでで今回の趣旨が分かった人も多いのではないでしょうか。

そう、今回の真のテーマは

 

マルチタスクによって

集中力が無駄に削られてませんか?

 

という話です。

 

<マルチタスクとは>

 

マルチタスクというのは

 『複数の作業を同時に

  もしくは短期間に並行して切り替えながら

  実行すること』

で、

「同時にたくさんの仕事をこなそう」

と10年くらい前に流行りました。

ビジネス書などでもマルチタスクのテクニックが度々取り上げられましたね。

 

しかしこれが実は様々な弊害を起こすとういう証拠がどんどん上がってきて、

今ではそのデメリットも認知されつつあります。

 

<メールチェックとストレスの研究>

 

 

頻繁なメールチェックが、

仕事にどんな影響を与えるのか調べた研究があります。

https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0747563214005810

『電子メールを頻繁にチェックしないことでストレスが軽減する』

 

大学:ブリティッシュコロンビア大学

対象:124人の成人

内容:メールチェックの回数を限定したグループと限定しないグループに分ける。

   2週間に渡ってストレス度の違いとそれによる影響を調べる。

結果:メールチェックの回数を限定したグループは、

   ストレスが減少し、

  それにより幸福度が上がった

 

特徴①にそのまま当てはまる実験ですね。

これによるとメールチャックの回数を増やすほど、

重要な作業をしているときの緊張感が上がり、

結果ミスが増えてしまうようです。

また

スマホが視界に入るだけでも

我々は集中力を削られてしまうことが分かっています。

 

<作業中断のデメリットを調べた研究>

お次は作業が細切れになってしまう場合の弊害を調べた研究です。 

 

https://psycnet.apa.org/record/2013-00033-001

『瞬間的な中断は一連の思考を狂わせる』

 

結果、平均2.8秒の中断が入るだけで、

人間の作業効率は半分になり、

元のパフォーマンスに戻るまでに25秒もかかることが分かりました。

 ほんの一瞬の中断であっても、

人間の作業パフォーマンスは大きく低下するんですね。

 

<マルチタスクの弊害を調べた研究>

マルチタスクはとてもコストが高いことを報告している研究もあります。

https://visual.ly/community/infographic/business/high-cost-multitasking?utm_campaign=website&utm_source=sendgrid.com&utm_medium=email

『マルチタスクがパフォーマンスに与える影響~マルチタスクは高コスト~』

 

ちなみにこれはパレオな男のブログで日本語にしてくれてるので、

気になった方は見てみるといいでしょう。

https://yuchrszk.blogspot.com/2014/01/blog-post_1830.html

これによると

 

マルチタスクは

生産性を40%下げ、

作業時間を50%増やし、

ミスを50%増やす

マルチタスクによる経済的弊害は50兆円近くある。

これは莫大ですね。 

 

<マルチタスクの弊害まとめ>

若干関連が分かりにくいですが。

総括すると、先に挙げた特徴がある場合

・ストレスが激増

・幸福感の減少

・生産性の低下

を招いてしまうということで、

今はいいけど先を考えるなら改善したほうがいいということですね。

 

もちろん、

ミスの心配をしなくていい作業については

 

 

マルチタスクの方が向いているという報告もありますので、

ケースバイケースということで、

仕事におけるマルチタスク対策を考えていきましょう。

 

どう対策すれば良い?

さて、このような特徴ですが、

「多少は自分も当てはまるかな…」

という人は多いと思います。

対策としては、

メールやSNSのチェック回数を減らしましょう。

・チェックする時間帯を決めておく

・チェックするタイミングを決めておく

など方法は様々ですが

 

メンタリストDaigoさんがオススメしていたのは

・望ましい行動をした後に、

 メールをチェックしていい

というルールを自分に設定するというものでした。

何かの行動の後ろにつけることで、

無意識にチェックしてしまうことを避け

望ましい行動を誘発するモチベーションにもなっているので、

非常に合理的ですね。

 

なんにせよ、

集中力のプロデュース力が必要となってきますね。

 

如何だったでしょうか?

こういったテーマはこれからも定期的に取り上げていきたいです。

 

 

【駄文】以降は音声入力無編集で感想を残していてます。読み飛ばし推奨です。

 

ここからはですね記事を書いた後日にま記事を見返してその時の感想とかまとまりきらなかって意見など他にも他の記事との関連性の後ですねえ無編集の音声入力で残しておくスペースになりますので基本は読まない読まないでいいですさてまあこういう風にすることによってですね基本的にもあの方向性が変じゃないブログに言ってることの一貫性が担保できるんじゃないかなという風に思っていますしちょっと時間をおいてから見た方がですね若干落ち着いてあの文章を読み返すので私自身のためにもなると思ってるので残しておこうと思っています後のあの書いてることはあんまり鵜呑みにしすぎるのもね良くないとは思ってますので選んだ人にね個人的にそれぞれ見てですねこのこのスペースが残っているとですね鵜呑みにしたらあかんなと思うこれは個人が書いてるだけのブログやなっていうことね強調できるのでそれもいいかなと思っていますはいではですね関しては結構言われるんですね文句を言っているんですけども今回ですねマルチタスクの弊害に関してを取り上げてみますねマルチタスクに関してですねちょっと昔流行ったねものではあるんですけどやっぱりその手の人がいっぱい取り沙汰されていますね昔マルチタスクをねどんどんで進めていた人ですねもう今どうしてるのかわからないんですけどマルチタスク自身もねかなり良くてですねその集中力のコントロールをするときにマルチタスクってその適度に使うと活性化したりすると思うんですけど全てをマルチタスクでやろうとするとやはり生産性をしてしまうということがですねはっきり分かってしまったという研究になってきますはいそれでも仕事が終わらない人の特徴という風になっていますちょっと軽く見ていきましょうかメールや LINE のチェック回数が多いに関する本当にそうなんですけどこれに気にせずめちゃくちゃやってしまいますねちゃんと時間を決めて行っておくそれまではスマホは取っておくね見ないっていう風にするかそのこそ機内モードとかにするのがね本当にお勧めですねでも感染の細切れ作業を本当に応援するねこれねなんかこれこれしとかないとみたいな感じのものがいっぱいあってなんかそれを順番を決めたらなんかこうちょっとだけ進めたりだとかですねすごい気をつけてるっていう状態になってしまうねこれも時間決めてですねなったりすると思うんですけどそれがなかなかできないっていう風になってしまうので気を付けた方がいいですねそれ本当になんか3日2日ぐらいこれをやっていうものはちゃんとメモかしたほうがいいと思うんでこういうの全体で言えるんですけど自分の心に振り返ってメモしておくといいですねこの項目それぞれに関して自分はどうなのかっていうのにメモするだけで客観的な視点が持ってですね実際それでそれでですね生産性がですね上がったところですね自分の行動で見返すヒントになったりしますのではいいつでもでも同じですねいろいろいろんなことにしたほうがいいした方がいいてついでにこれもした方がいいついでにこれもみたいなことがないようにバラバラになってることもあればですねこれ言うの忘れたみたいな感じですねこいつがめちゃくちゃに削られてるという風になったりしてますメールチェックに関しても本当にそうですしやっぱり自分のやってる行動ですね日記見たんですね順番につけていくとですねかなり同じことを何回もしてたりだとかですね無駄な手順を踏んでいたとかですねあとしょうもないことにものすごく気を使ったり時間を取られたりしてるって事は分かるんじゃないかなという風に思ったりしますちょっと調べただけで個人的にはストレス云々とかより集中力がどうのこうのですね集中力を維持するかっていうのはですねこのマルチタスクをすることになってめちゃくちゃ気せられてる気がしますねついでにこれしながらこれみたいなことをした時にすみ終わった時の疲労感でその後に何かに集中できるかって言うとこういう状態になってないんでそれはかなり と思ってますあと何かなっていうモチベーションも下がってきますね特に新しいことをしようというモチベーションが下がってしまうのはかなり被害が大きいんじゃないでしょうかと思っていますなのでマルチタスクにかなったですね基本的に見直した方がいいですで後長時間のマルチタスクは良くないと思います個人的にはマルチタスクによって活性化してるとかですね強弱がついたりだとかすることはあるのですけどもそれがですね長時間になると基本的にはもう全ての中重力も生産性も体力もやる気もモチベーションも大体全部下げてしまいますのでマルチタスクやるにしても短時間というふうに時間をしっかり決めて生きていくのがまあ基本的な構成になるんじゃないでしょうかはい今回は本文とですねほぼ変わらないこと言ってるんじゃないかなと思っていますマルチタスクのですねメイトに関してもですね別記事でちょっと取り上げようと思っていますのでそちらをご覧いただければ幸いですありがとうございました

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